Cómo entrenar una IA para que entienda tu negocio (y te ahorre horas reales)
Cómo usar IA integrada con Workspace para liberar tu agenda, responder correos estratégicos y tomar mejores decisiones sin perder tu estilo.
Esta semana mostré en LinkedIn cómo analicé mis reuniones con un asistente de IA. Le pedí que leyera las transcripciones, cruzara con mis objetivos, y me dijera qué reuniones valieron la pena… y cuáles no. Resultado: identifiqué 6 horas recuperables en solo una semana.
Hoy te quiero contar cómo ese análisis fue posible gracias a una integración cada vez más potente: Claude 4.0 + Google Workspace (y desde hace poco, también lo podés hacer con OpenAI).
¿Qué significa esto, en concreto?
Tanto Claude como OpenAI, y Gemini ya pueden conectarse a tu Gmail, Google Calendar, Google Drive y Docs. Esto permite que un asistente de IA:
Lea tus correos enviados para entender tu tono y estilo.
Acceda a tu agenda y transcripciones para auditar tu uso del tiempo.
Use los documentos internos como contexto para redactar, responder o tomar decisiones.
La diferencia es abismal entre usar una IA “en abstracto” y entrenarla con información real de tu operación.
¿Qué se puede hacer con esto?
Te dejo tres casos concretos que ya probé:
Respuestas de email personalizadas
Claude escanea tu inbox, aprende cómo escribís y redacta respuestas alineadas a tu tono y prioridades.
→ Probado con 50 mails pendientes: en 5 minutos tenía 3 respuestas urgentes listas para enviar.Auditoría de reuniones
Le das acceso a tus reuniones + objetivos semanales y te devuelve:
→ qué deberías cancelar o delegar
→ qué tareas surgieron
→ cómo optimizar la semana siguienteSíntesis inteligente de documentos o meetings
El asistente puede leer tus presentaciones o transcripts de reuniones y generar:
→ propuestas comerciales, mensajes clave, o planes de acción
→ todo sin reescribir desde cero
¿Qué necesitás para que funcione?
Acceso pago a Claude, Gemini o GPT.
Conexión con Google Workspace.
Un sistema interno claro: objetivos definidos, nomenclatura de archivos consistente, transcripciones disponibles.
Y lo más importante: una buena estructura de prompts o instrucciones. Sin eso, la IA solo da resultados genéricos.
Los Prompts que usé
✅ Auditoría de reuniones (tiempo, valor y decisiones)
Objetivo: Analizar el uso de mi tiempo en reuniones para optimizar mi agenda según mis objetivos estratégicos.
Contexto: Tengo integrados mis calendarios y grabaciones/transcripciones de reuniones.
Instrucciones:
Revisión de reuniones pasadas:
- Accede a las reuniones que tuve durante los últimos 7 días a partir de hoy.
- Si existen transcripciones, úsalas para entender el contenido y los participantes.
- Evalúa cada reunión según los siguientes criterios:
• ¿Está alineada con mis objetivos estratégicos actuales?
• ¿Aportó valor claro o fue redundante?
• ¿Podía delegarla o resolverla por otro canal?
Devuélveme una lista con:
- Reuniones que no debería haber tomado, con justificación concreta.
- Tareas o compromisos clave que surgieron de cada reunión (agrúpalas por reunión).
Optimización futura:
- Revisa las reuniones agendadas para los próximos 7 días.
- Sugiere acciones para optimizar mi tiempo, como:
• Cancelar reuniones que no aportan valor.
• Delegar o acortar reuniones largas.
• Agrupar reuniones similares para evitar fragmentación.
- Si puedes, propón bloques de tiempo para trabajo profundo o tareas clave que derivan de las reuniones previas.
Notas adicionales:
- Mis objetivos prioritarios esta semana son: [completá o dejalo en blanco].
- Prefiero reuniones de máximo 30 minutos, solo si son decisivas o estratégicas.✅ Respuesta de correos con estilo propio
Objetivo: Automatizar la redacción de respuestas de correo, manteniendo mi estilo personal y prioridades estratégicas.
Contexto:
- Trabajo con Google Workspace (Gmail).
- Tengo una carpeta de correos enviados desde donde podés aprender mi forma de comunicar.
- Quiero responder correos pendientes sin perder claridad ni personalización.
Instrucciones:
1. Escaneá mis correos enviados para entender:
- Tono general, estructura, uso de lenguaje.
- Cómo cierro, saludo y presento argumentos.
2. Revisá mi bandeja de entrada y detectá:
- Mensajes no respondidos en los últimos 10 días.
- Cuáles son urgentes según los temas o remitente.
3. Para cada correo urgente:
- Redactá una respuesta alineada a mi estilo.
- Mantené el foco en decisiones, próximos pasos y claridad.
- Evitá respuestas genéricas o demasiado formales.
4. Prioridades:
- Clientes actuales > prospectos > colaboraciones externas.
- Evitar respuestas largas si pueden resolverse con una propuesta clara.
Resultado esperado: Una lista de respuestas listas para enviar, ordenadas por prioridad.¿Por qué esto es importante?
Porque ya no alcanza con “probar herramientas”. Lo que marca la diferencia es el sistema que construís alrededor: cómo se entrena la IA, con qué información, para qué decisiones.
¿Querés que te ayude a implementarlo?
En Blumb podemos adaptar esto a tu negocio, tu flujo de trabajo y tu equipo.
Tu tiempo vale más cuando lo usás para pensar, no para apagar fuegos.
Hasta la próxima 🤗